Kuuluvuusraporttien kirjoittelusta on varmaankin kirjoitettu kylliksi ja varsin kattavastikin. Raportit pitäisi olla mielenkiintoisia, totuudenmukaisia, siistejä, yksityiskohtaisia jne. jne. Sen kummemmin en puutu raportin sisältöön, sillä jokainen askarrelkoot raporttinsa mieleisekseen. Näinä aikoina kun vastauksia satelee ns. nihkeästi on aiheellista panostaa määrän sijasta laatuun ja visuaaliseen näyttävyyteen.
Valitettavasti ns. visuaalista näyttävyyttä emme juurikaan pysty viljelemään raportoitaessa sähköpostilla, sillä poikkeuksetta HTML-viestit, joilla sitä näyttävyyttä saataisiin joutuvat automaattisesti spam-filtterin haukkaamaksi tai vaihtoehtoisesti vastaanottopäässä se näyttävä HTML-viestisi generoidaan tavalliseksi tekstipohjaiseksi viestiksi.
Ehkäpä vanha kunnon perinteinen kirjeraportti olisi se parhain vaihtoehto tai faksi, mutta kyllä sähköpostillakin onnistuneesti raportoidaan kunhan muistaa muutaman nyrkkisäännön. HTML-viestit voidaan unohtaa tyystin. En myöskään suosittele kirjoittamaan raporttia liitetiedostoon, sillä oletettavasti asema ei sitä tule auki saamaan.
Siispä joudumme panostamaan tekstin sisältöön ilman sen kummempia koukeroita. Yksi vaihtoehto mitä olen itse pitkään pohtinut olisi tehdä näyttävä raportti nettisivuksi ja lähettämään se linkkinä tekstipohjaisen sähköpostiraportin mukana. Eri asia sitten onkin viitsiikö aseman henkilökunta linkkiä klikata ja mitä itse olen seurannut omalla sivullani vierailuja, harva asema viitsii niillä edes käydä vaikka linkit ovat keskeisellä paikalla raportissani.
FM-kuuntelussahan ei aina välttämättä ohjelmakohtia saa irrotettua kuulutusta ja muutamaa mainosta enempää. Tokihan nämäkin riittävät, mutta toisaalta on hyvä oheistaa näyte aseman kuulumisesta raportin liitteeksi. Perinteisen kirjeraportoinnin kanssa homma voisi muotoutua suht kalliiksi jos jokaisen raporttisi oheen liittäisit CD:lle poltetun näytteen aseman ohjelmasta. Itse en moista vaihtoehtoa edes harkitse, vaan liitän näytteen sähköpostiraporttiini linkkinä. Missään nimessä ei ole suositeltavaa pistää monen megan ääninäytettä liitetiedostona, sillä jälleen melkoisella todennäköisyydellä näyte blokataan automaattisesti viestistäsi pois tai vaihtoehtoisesti koko viesti blokataan spämmeihin ja jos niinkin onnellisesti kävisi, että liitteesi rahjustaa aseman postilaatikkoon saakka voin suurella varmuudella kertoa, ettei aseman henkilökunta huuda hurraata ladatessaan yli 20MB äänitiedostoa…Siinä äkkiä katoaa ne vähäisetkin vastaushalut.
Siksipä parempi vaihtoehto on ”uppia” ääninäyte nettiin. Näitä palveluita on runsaasti ja esimerkiksi Saunalahden maksullinen IsoG-verkkolevyllä on 50Gt tilaa, joten sinne arkistoi melkoisen paljon materiaalia jemmaan. Enää tarvitsee vain raporttiinsa liittää linkki maininnalla: ”Kuunnelkaa ääninäytteeni täältä”. Sen jälkeen on tyystin aseman harkinnan varassa haluavatko he näytteesi kuunnella vai ei…
Seuraavana onkin sitten vuorossa vastaanottajan osoitteen kalastaminen. Omat kokemukseni ovat osoittaneet, ettei vastausta välttämättä tule aseman yleisosoitteesta esim: info@, office@ radio@ sillä niihinhän postia satelee ehdottomasti eniten. Aseman nettisivulta kannattaa kurkistella josko löytyisi suoria osoitteita aseman toimittajille, toimistohenkilöstölle, esimiehille etc. Näistä kokemuksieni mukaan on parhaiten vastaus irronnut. Googleen kun tempaisee hakuun *@asemannimi.com niin löytää yleensä vielä muutaman osoitteen lisää, joita ei välttämättä aseman nettisivuilla edes näy tai ovat erityisen tehokkaasti piilossa.
On myös huomioitava, ettei monikaan asema välttämättä ymmärrä DX-Kuuntelusta tuon taivaallista. Asemalla saattaa aiheuttaa suurtakin hämmennystä se kun me DX-Kuuntelijat kyselemme heille päivänselvää asiaa eli vahvistusta, että olemme heitä kuulleet. Onhan se varmasti ”ulkopuoliselle” erikoinen kokemus kun tallenteessa kuuluu selkeästi Radio Roks ja me DX-kuuntelijat pyydämme asemaa toteamaan vastauksessaan, että: ”Joo Radio Roks siinä sanottiin”, mutta niin kauan kun tallenteita ei DX-kisailuun täydellisesti kelpuuteta on meidän harrastajien pienoinen ”pakko” toitottaa asemille itsestäänselvyyksiä.
Siksipä myös raporteissa on ensiarvoisen tärkeää koettaa kertoa mistä tässä DX-Kuuntelussa on oikein kysymys ja miksi pyydämme vastausta raporttiimme.
Milläs kielellä raportti sitten olisi hyvä kirjoittaa? FM-asemien kohdalla lienee loogisinta valita aseman natiivi kieli raportin pohjaksi. Huonommallakin kielitaidolla saa ihmeitä aikaiseksi ja vaikka ns. konekäännökset ovat hivenen kankeita, niin yllättävän hyvin niitä ymmärretään asemilla. Parhaimmat käännöstulokset saa vaikkapa Altavistan Babelfish-käännöskoneella tai vaikkapa ostamalla Babylon-nimisen käännösohjelmiston. Babylon kääntää melkoisen mallikkaasti vaikkapa englannista venäjäksi, jonka käännöksillä asemilla ainakin allekirjoittanutta ollaan ymmärretty hyvin. Varulta kannattanee oheistaa myös englanninkielinen osio raportin oheen.
Sähköpostiraportoinnissa sitkeys palkitaan. Liiallista pommittamista tulisi välttää ja antaa asian olla, jos vastausta ei kuulu ja kokeilla vaikkapa 6kk päästä uudelleen tai vaihtoehtoisesti turvautua perinteiseen raportointimenetelmään eli kirjeeseen tai faksiin…
Myös itse sähköpostin sisältöön tulisi kiinnittää huomiota. Liian pitkä kirjelmä joutuu hyvinkin nopeasti mappi Ö:n eli tiivistäminen on avainsana…pistää ennemmin vaikka linkin kotisivulleen, jossa selittää juurta jaksaen DX-Kuuntelun sielunelämää, perhe-elämäänsä ja mitä kukin asemalle tahtoo itsestään ja harrasteestaan kertoa. Raportissa kannattanee pyrkiä tiivistämään ”muutamaan” riviin, mistä DX-Kuuntelussa oikein on kyse ja mikä se verifiointi / QSL oikein onkaan ja mihin me DX-Kuuntelijat sellaista tarvitsemme.
Muistakaamme Qusillin-kiihkossamme myös se tosiseikka, ettei meidän raporteistamme ole asemille käytännössä minkään valtakunnan hyötyä. Etenkin se kaukainen FM-asema, jonka kuuluvuusaluetta ei rakas periferiamme edes kata ei tee mitään sillä tiedolla, että poloinen DX-kuulostelija kuulee heidän lähetystään muutaman vaivaisen minuutin ajan. Se vastaaminen on aseman henkilökunnan kaunis ele, jolla he haluavat muistaa kaukaista kuuntelijaa. Jos heillä ei riitä mielenkiintoa vastailla kaikenkarvaisiin raportteihin ei siinä auta itku ei parku, mutta ainahan voi yrittää etsiä jokin uusi osoite jonne sen raporttinsa syytää, josko sieltä sitten löytyykin se henkilö, joka oikeasti ilahtuu vaatimattomasta raportintekeleestä ja heltyy siihen vastaamaan.
Sähköpostiraportointi on melkoista taiteilua spämmisuodattimen, roskakorin ja sopivan osoitteen löytymisen välimaastossa, mutta vastauksiakin toki satelee ihan kivasti…Sähköpostiraportointi on niin tuuri- kuin taitolajikin ja siteeraisin tähän lopuksi erästä kuolematonta sanontaa: ”Tekniikkaa eli sähköpostitekniikkaa pitää osata käyttää”…